中小企都要做「內部監控」？防止員工挪用公款、舞弊的三道防火牆

以職責分離、分級審批與獨立覆核，降低財務漏洞與舞弊風險

| 信任之外，更要有制衡

早前一則新聞，成為不少商界人士茶餘飯後的話題。事緣本年七月，香港某間證券公司一名男職員，在未獲授權下，擅自取用了公司戶口作投資，導致公司損失1.5億元。據報道，該26歲涉案交易員入職約半年，在未經許可下挪用公司5,000萬元為保證金，通過有關機構進行融資（Margin），並買入南方東英兩倍做多海力士ETF（7709），而該ETF於7月暴跌。

其實員工擅自挪用公款，穿櫃桶底等事件一向存在，只是沒有像這次牽涉這麼巨大的損失，甚或沒有報案。簡單一查網上新聞，單是去年有被告上法庭的，已有下列數宗：

1. 寵物用品零售公司員工，利用公司網店收款帳戶，將貨款轉賬到私人戶口，再篡改公司文件，結果100萬元不翼而飛。

2. 派對產品供應商會計主管，一人包辦所有會計紀錄與支票製備，冒簽近500張支票，虧空公款1,800萬元。

3. 建築材料公司女會計經理，6年間盜取公款近6,350萬，用作交租、旅遊、供子女海外升學。

中小企是否需要內部監控？

很多香港中小企老闆都有一個迷思，認為內部監控都是大集團、上市公司才需要做的事。公司規模細，團隊十幾人甚至幾個人，大家一起打拼，講的是信任，搞繁複制度反而束縛手腳，浪費時間人力。

但現實卻是，越小的公司，財務漏洞越容易被利用，虧損風險反而更高。由員工虛報開支、挪用公司現金、私下修改供應商戶口，到侵吞客戶收款等。很多時候不是員工一開始就存心做壞事，而是公司流程出現缺口，缺乏制衡，給予舞弊可乘之機，等到老闆發現時，已經損失慘重。

以下三道防火牆，適合資源有限的中小企業，不用增聘人手，就可以大幅降低公款被挪用及舞弊風險。

第一道防火牆：職責分離，避免一人掌控完整流程

這是最基礎、亦是最有效的一關，關鍵就是：管錢的不管帳，批錢的不找數，找數的不收錢。

簡單實務做法：

1. 錢與帳盡量分開：負責銀行轉帳、處理現金的員工，盡量不要同時負責記帳、編制帳目。普通文員只可以輸入單據，不能修改歷史紀錄；而老闆自己就保留一個「超級管理員」帳號，可以隨時查閱所有數據。如果公司只得一位員工，無奈之下，最後一關只能交由老闆負責。

2. 網上銀行權限拆分：網銀要有兩組權限，一組負責輸入轉帳資料，另一組負責審核確認。輸入轉帳的員工，不能獨自完成整個付款，重要付款必須由老闆或另一負責人做二次確認，密碼不要交由同一人保管。

3. 採購與驗收分開：負責找供應商、落訂單的同事，不可以同時負責收貨驗貨。防止和供應商串通，虛報貨品數量、抬高報價。

千萬不要因為員工資深、做事勤力，就把全部財務權限交予一人。信任是一回事，流程制衡是另一回事，制度是保護公司，同時亦是保護員工，減少他們面對誘惑的機會。

第二道防火牆：把審批制度化，杜絕「先做後補手續」

不少中小企日常運作講求速度，很多開支、付款都是口頭交代，事後才補單。口頭指示最大風險，就是事後無從追溯，容易出現虛報開支、私人消費混入公司帳目，甚至偽造供應商單據付款。

中小企當然不需要幾十頁的審批守則，但最少要有簡單清晰規則，寫成幾頁簡單指引，全公司知會，堅持「先審批，後付款」，禁止先使錢再補手續。

建議落實幾項簡單規矩：

1. 按金額設分級審批：例如小額開支可由部門負責人批准，達到某一金額（例如港幣一萬元）以上支出，必須要老闆或董事親自審批簽署，才可以付款。

2. 所有報銷、付款，必須有對應單據：發票、收據、報價單、收貨記錄，缺一不可。報銷一定要用正本單據，盡量避免只有截圖、沒有憑證的申請。

3. 供應商銀行帳號更改，要獨立覆核：如果供應商通知轉換收款戶口，不可以只聽財務同事處理，老闆或另一同事要直接向供應商核實，避免有人偽裝供應商，把款項轉入私人帳戶。

4. 禁止口頭批核：盡量使用電郵、訊息或者簡單表格留低記錄，方便日後翻查。

第三道防火牆：獨立覆核與定期檢查，及時發現異常

就算權力分拆、審批做好，如果從來沒有檢查，漏洞依然可以隱藏很久。很多挪用公款個案，可以隱瞞一兩年，就是因為從沒有人認真核對銀行紀錄。

1. 每月核對銀行對帳單：不要交給負責日常收付款的同事獨自完成全部對帳。可以由外判會計或者老闆親自抽看銀行月結單，逐筆留意不認識的收款、大額轉帳、轉向私人帳戶的款項。很多舞弊，都會在銀行流水當中露出破綻。

2. 突擊現金盤點：如果你公司有現金交易（零售、飲食、服務業），就要定期做「無預警」的現金點算。這種突擊抽查能起巨大的阻嚇作用。

3. 所有支出要齊「三單」：報價單、送貨單、發票，三樣齊備才找數。文件是日後追查的唯一憑證。紀錄清晰，員工舞弊機會大減。

4. 定期抽樣檢查開支單據：每個月抽幾筆報銷、採購付款，看看單據是否齊全、交易是否真實，不用逐張全部查，抽檢已經有足夠阻嚇作用。

5. 留意「紅旗警號」：以下情況出現，便要立即提高警覺：員工經常不願放假（怕人接手發現問題）、突然生活水平高於收入、供應商無故被更換、經常有現金退款或折扣調整。強制員工每年放一次連續長假，有部分隱瞞的問題，會在工作交接時浮現出來。

6. 善用外間專業力量：香港中小企大多會做年度核數，但不要只把核數視為報稅工具，可以請會計師在年中簡單檢視財務流程，找出潛在漏洞，花費遠比出事之後的損失低很多。或參考廉政公署《中小企業管治與內部監控防貪指南》。

結語

在中小企，建立團隊凝聚力與信任固然重要，但信任不能替代制度。一套簡單而清晰的內部監控機制，並不是為了懷疑員工，而是透過制度保護公司資產，同時也保護員工免受不必要的誘惑與猜忌。試想想，當一個員工面對金錢誘惑，而公司又完全沒有任何制衡，員工可能一時衝動犯錯，最終要留案底，毀前程。作為老闆，面對一連串調查、上庭，損失的不單是金錢和時間。還有的是公司聲譽和團隊士氣。與其事後補救，不如今日開始，一步一步建立這三道防火牆。

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