從合規視角認識稅務局第四科：中小企業常見稅務風險與應對策略
從帳目紀錄到公私分帳，做好日常合規，降低補稅及罰款風險
香港稅務局第四科——「實地審核及調查科」（以下簡稱「第四科」）常被坊間形容為「稅務界的特種部隊」。對中小企業而言，面對稅務局的實地審核或調查，不只是稅務數字上的問題，更可能考驗企業的帳目紀錄、內部控制與合規管理。
與其將第四科視為恐懼來源，不如了解其工作，以及企業可以如何從日常帳務入手，降低稅務合規風險。
第四科做甚麼？
第四科的核心工作包括實地審核與稅務調查。
實地審核主要透過查閱企業帳目、業務紀錄及相關文件，核實報稅資料是否準確；如稅務局懷疑存在逃稅情況，則可能展開更深入的稅務調查，嚴重個案亦可能涉及罰款甚至檢控。
因此，稅務合規並非只在提交報稅表的一刻發生。日常帳目是否完整、收入與支出是否有適當紀錄，以及企業能否為相關交易提供文件和合理解釋，同樣重要。
根據稅務局2024/25年報，實地審核及調查組在該年度完成1,803宗個案（包括避稅個案），涉及少報入息及利潤約152.35億港元，評定的補繳稅款及罰款約28.11億港元。
這些數據提醒企業，如果帳目、文件及申報出現重大差異，一旦受到稅務審核，除了可能需要補稅及繳付罰款，亦可能帶來額外的時間和行政成本。
中小企常見的三大合規問題
1. 帳目管理碎片化
部分中小企沒有建立清晰的帳務流程，現金交易、收入及支出未有適當分類，單據亦沒有系統地保存。一旦受到稅務審核，便可能需要花費大量時間重新整理紀錄及解釋交易。
2. 人手與專業知識不足
中小企資源有限，會計工作有時由其他員工兼任或交由熟人處理。如果處理人員缺乏足夠的會計及稅務知識，容易出現帳目分類錯誤、文件不足或申報不準確等問題，增加日後解釋及舉證的難度。
3. 私人與公司帳目不分
部分企業在日常營運中未有清楚區分私人與公司資金，又或在申報開支時忽略相關支出是否真正與業務有關。當私人開支、公司開支及股東往來混在一起，不但增加記帳難度，亦容易形成稅務風險。
中小企如何降低合規風險？
建立標準化帳務流程
統一處理單據登記、收入及支出分類、文件備存和審批程序，確保重要交易均有適當紀錄及證明文件。企業亦應按照法例要求妥善保存業務紀錄。
定期檢視財務數據
企業可定期檢視毛利率、費用比率及存貨水平等財務指標。如果數據突然出現重大變化，應了解背後原因，並確保相關交易具有完整紀錄。目的並非刻意令數字「看起來正常」，而是及早發現帳目錯誤或異常情況。
尋求適當的專業支援
會計及稅務專業支援的作用，不只是協助填寫報稅表，更重要的是及早識別帳目及申報可能存在的問題，在問題擴大前作出適當處理。
合規不是為了「避查」
建立完善的帳目及合規制度，並不代表企業一定不會受到稅務局查詢或審核。
真正重要的是，當企業面對稅務審核時，能否迅速提供完整帳目、單據及相關證明，並合理解釋交易背景。紀錄愈清晰，企業便愈有條件處理稅局提出的問題，亦可降低因申報錯誤或紀錄不足而產生補稅及罰款的風險。
對中小企而言，合規不應只是報稅時才處理的工作，而應成為日常財務管理的一部分。把帳做好、把文件留好、把公私帳目分清楚，才是面對稅務風險最實際的第一步。
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