簿記不難：小型企業東主的財務管理之道
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| 簿記是一種語言，一種商業語言。
對於剛剛開創生意，但完全沒有簿記知識的小型企業東主來說，每天對各種出出入入的數字，可能是一件令人頭痛的事情。以下是五個有關簿記的基本知識和注意事項，即使您對簿記一竅不通，閱後也可以應付基本的簿記程序和閱讀不同的帳簿。
（1）我應用甚麼方法記帳？
作為企業家的初哥，您有以下三個選項：
1. 電子試算表
電子試算表應該是一個最方便的起點，首先是它是免費的，而網上亦有不同的Template供下載，您亦可就自己公司特性自行制定，十分適合小型企業。但隨著業務發展，您會發覺維護上可能出現困難，亦因為數據輸入全靠人手完成，人為錯誤便難以避免，日後要修復這些錯誤會很耗時。
2. 傳統會計帳簿
除了一些很傳統的小型公司，現時已很少公司會用這些全人手的紙和筆去記帳了。這類紙本記帳雖然便宜，維護又方便，卻起碼需要了解一些會計知識才能處理，而且較花時間去記帳，亦容易出現人為錯誤。
3. 簿記軟件
現時市面上有不少專為小型企業而製的簿記軟件，這些軟件除了可在桌上電腦運作外，用家更可使用平板或手機來管理帳目，令記帳更方便快捷，亦可減少人為錯誤。
（2）應該聘請簿記員、會計師、還是把工序外判？
1. 簿記員
簿記員負責紀錄和組織公司日常所有財務數據，例如每日交易的進支、帳單開支、向供應商及客戶開發票、向員工支付薪金、記錄交易資料、保存發票單據等，確保每個條目都是正確無誤，並需按公司要求，在每月、每季及每年整理一次財務數據。對小型公司來說，通常由東主或其中一位同事兼任簿記員，對於一些對出出入入的數字不感興趣的東主來說，可把此工序外判。現時不少專業服務公司向小型企業提供價廉又全面的簿記服務，讓小型公司的東主可集中精力照顧自己的公司。
2. 會計師
會計師主要負責一般監督帳目，並製作符合法律規定的財務報表和納稅申報表。會計師會在每個會計年度結束時整理簿記員的記錄，以幫助公司東主做出更明智的業務決策。一般的帳目管理當然可由會計文員來處理，但較複雜的，或是有限公司每年的財務報表，一般是由專業會計師處理，一般中小企都會把這部份工作外判給專業服務公司。
（3）認識簿記的不同帳簿
現金（Cash）：是用來逐日記錄庫存現金的收入、付出及結餘情況的日記帳。簿記員通常使用兩個日記帳（現金收入和現金支出）來記錄有關活動。
應收帳款（Accounts Receivable:）：如果公司所銷售的產品或服務並沒有立即收到款項，那就屬於應收帳款。這帳簿記錄客戶的尚未付款的項目，並時刻保持更新，以便可以準確及時地向客戶發送發票。
庫存（Inventory）：這是記錄所有庫存產品的帳簿，是通過對現有庫存進行實際盤點所得出來的數字。
應付帳款（Accounts Payable）：是公司尚未付款的項目，這帳簿可以讓公司東主查看公司資金流出的日期、數量及用在何處，亦讓東主知道需要支付的所有費用。
應付貸款（Loans Payable）：這帳簿記錄和分列出公司仍欠的所有借款項目，以及公司所借的任何款項的到期付款日期。
銷售（Sales）：這帳簿記錄銷售交易中的所有的收入，通過所記錄的銷售額，有助東主了解公司的業務狀況。
購買（Purchases）：這帳簿記錄公司所購買的任何材料或商品，這是計算公司銷售成本的關鍵組成部分，東主可以從銷售額中減去銷售成本來找到企業的毛利潤。
工資支出（Payroll Expenses）：這是公司支付給員工工資的帳簿。對於許多小型公司來說，工資通常是公司的最大成本，準確記錄這部分對日後報稅和製作其他報告要求至關重要。
保留盈餘（Retained Earnings）：這帳簿是記錄公司所賺取的歷年利潤，減去過去支付的任何股息，亦即公司未支付給股東的任何利潤。保留盈餘可用作股東紅利，或保留下來作再投資使用。
（4）簡單卻重要的簿記習慣
切勿留到最後一刻：無論多忙，仍必須按時（甚至早些）完成所需的簿記記錄，避免到最後一刻才匆匆完成，這樣做通常會因忙出錯，造成日後需花更多時間尋找並改正錯誤。
保持記錄整齊：雜亂的記錄和無窮無盡的紙張，會使重要的資料化成一場噩夢。如能把各項資料記錄得井井有條，日後就可以準確地找到所需資料，不用浪費時間。
好好存儲單據：對不少公司來說，如何好好儲存單據是一個難題，即使儲存好了，但如沒有清晰的分類，日後要找回相關單據更令人頭痛。因此，強烈建議要把各種單據通過軟件儲存，把公司變成無紙辦公室。到有需要時，只需按幾個鍵，所需單據便能在電腦硬碟或雲端下載，並順序排好，免卻不少煩惱。
將公司和個人財務分開：切記把公司和個人財務分開，免卻日後分帳的煩惱，亦避免日後報稅時稅局的質疑。
（5）各種常見報表
資產負債表（Balance Sheet）：詳細說明公司財務狀況的報告。它包括公司資產、負債和資本，這表告訴您公司把股東以及銀行的錢用在哪裡，公司有多少資產如現金和設備，有沒有各種長短期負債借款，以及股東出的錢還剩下多少（即股東權益Equity）。
損益表（Income Statement）：用來了解公司過去一段時間（通常是一個月、一季或一年）的收入（Revenues）和支出（Expenses）。並計算出稅前淨利（Income before Tax）和稅後淨利（Net Income），透過損益表，就可瞭解公司賺（或蝕）了多少錢。
現金流量表（Cash Flow Statement）：這表記錄了公司實際收到多少錢和付出多少錢。由於商業實際運作上許多付款是會延遲收到的，賣出的貨只記錄在損益表上有收益，但卻未代表公司有實際的的資金流入。現金流量表讓公司東主瞭解公司是否有現金周轉不靈的問題。
試算表（Trial Balance）：試算表的作用是檢查日常記錄的所有交易分錄的借方、貸方金額是否有錯誤的情形。試算表的目的是證明所有借方價值餘額的價值等於所有貸方價值餘額的總和，如果借方欄的總額和貸方欄的總額不相等，則表示分類帳目存在錯誤。簿記員在製作損益表和資產負債表前必須經過此步驟，為順利完成最後結帳做準備。
免責聲明： 以上只一般是建議，如遇特殊問題，還是先諮詢「稅務會計師」獲取專業的意見。
Very informative and easy to understand, thanks